Après avoir sonné le glas du bureau fermé dans les années 90, l’entreprise fait face à une nouvelle transformation culturelle à travers la révolution du Flex Office. En mettant fin à l’espace de travail dédié s’impose un nouveau rapport au travail plus flexible, plus transversal et plus productif que jamais. Il s’accompagne d’enjeux de taille au niveau de la sécurité des espaces de travail, auxquels le contrôle d’accès dématérialisé peut répondre.
Définition du Flex Office
Le Flex Office consiste à mettre fin à une pratique vieille comme le travail salarié : l’attribution d’un poste de travail attitré à chaque employé(e). Venu d’outre-Atlantique, cette pratique prend parfois le nom de desk sharing, ou de poste de travail partagé.
L’employé de demain, un sans bureau fixe ? C’est probable si l’on en croit une transformation culturelle en cours, largement adoptée par des grands groupes et les secteurs des nouvelles technologies ou du consulting. L’adoption de postes de travail partagés s’inscrit dans un nouveau rapport au travail, plus nomade et paradoxalement plus connecté, qui fait la part belle au télétravail et au coworking.
A qui ça s’adresse ?
Les entreprises pionnières du flex office viennent naturellement du secteur de l’audit et du conseil, où les employés passent du temps en mission sur le site de clients. Elles sont suivies par les SSII et plus généralement par le secteur de l’informatique, au coeur de la transformation digitale. Dès la formation, des établissements comme l’Ecole 42 remettent en question la notion d’espace dédié avec l’absence de salles de cours et un fonctionnement en clusters hyper flexibilisés.
Mais la pratique s’étend désormais à tous les secteurs. De nombreux groupes ont franchi le pas et proposent des postes de travail partagés à leurs employés : c’est notamment le cas de BNP Paribas, Bouygues Telecom, Sanofi, Adidas, Crédit Agricole, SG, Siemens ou Axa. Même s’il n’est pas toujours appliqué, le flex office est intégré à la réflexion dans la plupart des cas de construction de nouveaux bureaux, tous secteurs confondus.
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Sans bureaux fixes : plus de productivité, moins de coûts pour les entreprises…
Si la pratique du flex office rencontre autant d’adeptes, c’est que les solutions techniques sont arrivées à maturité et permettent de penser le travail de l’employé en dehors de l’entreprise. La révolution numérique permet d’accéder à ses outils de travail de n’importe où, avec une connexion internet, à condition de la sécuriser efficacement avec un réseau Wifi renforcé et multi-sites, comme le propose Stori.
Réduction des coûts des bureaux pour l’entreprise
Dans un contexte où les entreprises traquent la réduction de leurs coûts, le flex office est une piste bien plus compétitive que l’open space traditionnel, où le taux d’occupation des bureaux à l’année oscille entre 50% et 60% selon les études. Maintenir une plateforme de bureaux étendue coute d’autant plus cher que les prix du m2 explosent à proximité des grandes villes !
Dans cet optique, les postes de travail partagés permettent de contrôler ses coûts d’infrastructures en réduisant le nombre de postes disponibles. La méthode consiste plus généralement à mettre en commun l’essentiel des ressources physiques, mieux ajustées aux besoins de l’entreprise.
Des gains de productivité très nets
Le salarié moderne valorise son poste de travail, mais aussi les lieux alternatifs : espaces lounge, cafétéria, coworking, etc… Le desk sharing permet une plus grande variété des schémas de travail pour les employés, brisant au passage la routine. En s’installant dans l’espace le mieux adapté à sa prochaine tâche, on peut opter pour le travail au calme, en collaboration, en parlant à voix haute, avec un café, dans un endroit où il est possible de téléphoner sans déranger ses collègues, etc…
Surtout, le flex office permet d’améliorer la productivité du temps passé sur site. Il casse les silos dans l’entreprise et libère un travail plus transversal, propice à l’innovation et aux synergies entre salariés de différents départements.
Cette nouvelle approche est calquée sur les méthodologies de projet en vogue, dans le sillage des projets scrum et de la méthode agile. Elles mettent à l’honneur la confiance envers les employés, le décloisonnement, avec des réunions courtes pour piloter le tout.
Et les employés, dans tout ça ?
De la même façon qu’ils plébiscitent le télétravail, les employés apprécient globalement la flexibilité dans les horaires introduite par le flex office.
Surtout, les postes de travail partagés sont mieux perçus que l’open space d’après cette étude de 2009, réalisée par deux chercheurs en architecture et en planification. Selon les résultats, les employés sans bureaux fixes se plaindraient moins des nuisances sonores qu’en open space. Toujours d’après l’étude, ils ressentent moins l’impression désagréable d’être observés ou écoutés, et apprécient le fait que l’espace de travail est plus à même de favoriser les interactions.
Flex office : réaffirmer la place du salarié dans l’entreprise
Malgré ces avantages, la perte du bureau personnel est loin d’être une donnée neutre. Beaucoup plus que la notion de territoire ou de pouvoir, l’espace attitré favorise un attachement affectif vital pour le bien-être au travail. La personnalisation du poste notamment (avec des post-its, des photos, des figurines, des jouets de bureau…) reste capitale, tout comme l’attachement à ses voisins de bureau, ce qui limite la généralisation du flex office à tous les secteurs.
Mais paradoxalement, le flex office permet aussi de recréer des liens à travers la possibilité de fréquenter des personnes de tous services. Fini, l’étage des commerciaux, celui des techniciens, celui des informaticiens… Chacun peut se côtoyer le temps d’un projet, sans abandonner les attaches avec les collègues de son propre secteur.
La diversification des espaces collaboratifs
Pour répondre à la perte d’identification au poste de travail ou au service, les entreprises multiplient les espaces collaboratifs. La surface économisée en postes supprimés est aussi réinvestie en espaces de vie aménagés, qu’ils soient dédiés à la relaxation, au jeu, à la restauration…
Surtout, la pratique du flex office doit s’accompagner d’une transformation profonde de son rapport au travail. Elle passe par un mode de management plus souple et basé sur la tâche, compatible avec le télétravail.
De nouveaux besoins de sécurisation des accès numériques et physiques
Avec les postes de travail partagés, les espaces de l’entreprise évoluent. Ils s’accompagnent de nouveaux besoins en équipement, notamment pour sécuriser les accès au réseau de l’entreprise. Des solutions existent pour renforcer la sécurité du Wifi et de l’intranet, notamment avec la connexion unique qui permet d’être reconnu sur plusieurs sites avec un seul mot de passe.
Accès aux flex-offices : le contrôle d’accès dans le cloud s’impose
Surtout, le flex office nécessite plus que jamais de sécuriser les accès physiques aux espaces de travail. Avec moins de contraintes spatiales et des centaines de collègues, identifier les collaborateurs devient plus difficile. Les horaires flexibles sont un casse-tête pour des grands groupes qui peuvent employer plusieurs milliers de salariés en flex office. C’est d’autant plus important de contrôler les accès pour garantir la sécurité des personnes, de leurs biens personnels, mais aussi des propriétés matérielles et immatérielles de l’entreprise, des données confidentielles, etc…
Pour répondre à ces problématiques de la façon la plus flexible qui soit, le contrôle d’accès dans le cloud est bien sûr la solution idéale. Il permet de personnaliser les accès aux locaux pour chaque salarié, mais aussi pour chaque espace ou plage horaire. Les droits sont accordés en temps réel, depuis une appli ou un ordinateur, de façon dynamique. L’accès se fait au moyen d’un badge qui peut être dématérialisé grâce à un smartphone, en Bluetooth ou en NFC.
Le contrôle d’accès permet d’aller plus loin : les API permettent de personnaliser la plateforme et d’ajouter des fonctionnalités. Il peut ainsi être en interface avec un système de réservation des postes de travail par les employés. Il permet également de gérer les accès aux casiers des salariés sur le site, avec une ouverture activée par code QR ou par badge virtuel.
Enfin, à l’ère du big data, il permet au management de disposer de statistiques sur la présence des salariés pour réintroduire du suivi et évaluer en temps réel la réussite du déploiement du flex office.